KONSEP ADMINISTRASI

Secara etimologi administrasi berasal dari bahasa Latin, yang terdiri atas dua kata, yaitu ad dan ministrate yang berarti “to serve” atau melayani.

Dalam hal ini, ialah manusia sebagai subjek untuk melayani dan manusia pulalah yang menjadi objek untuk dilayanai.

Definisi Administrasi

Herbert A. Simon mendefinisikan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama. Leonard D. White mendefinisikan administrasi adalah suatu proses yang umum ada pada usaha-usaha kelompok-kelompok, baik pemerintah maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil.

Selanjutnya Sondang P. Siagian mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan kata lain “Administrasi adalah pekerjaan terencana yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif, efisien dan rasional”

DIMENSI  ADMINITRASI
Dimensi Karakteristik	1.      Efisiens 2.      Efektivitas 3.      Rasional
Dimensi Unsur-Unsur Administrasi	1.      Adanya tujuan atau sasaran yang ditentukan sebelum melaksanakan suatu pekerjaan 2.      Adanya kerjasama baik sekelompok orang atau lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. 3.      Adanya sarana yang digunakan oleh sekelompok orang atau lembaga dalam melaksanakan tujuan yang hendak dicapai.

 

 

Keterangan :

1. Jika output lebih besar dari pada input berarti efisien.
2. Jika tujuan organisasi tercapai berarti efektif.
3. Jika tujuan yang dicapai untuk kepentingan organisasi berarti rasional.

Input adalah semua sumber seperti sarana dan prasarana (dapat juga berupa pengetahuan dan kehalian) yang digunakan dalam proses produksi barang atau jasa/ pelaksanaan kegiatan. Proses merupakan transformasi input menjadi output. Sedangkan outpu adalah semua hasil produksi baik berupa barang maupun jasa.

Dalam proses input menjadi output maka diperlukan rasionalitas yaitu perilaku yang bermanfaat bagi tujuan-tujuan organisasional.

Hubungan Antara Administrasi, Organisasi, Manajemen dan Kepemimpinan

 

 

 Di dalam literatur administrasi publik sering dijumpai istilah management yang merupakan inti dari administrasi, menurut Pamudji, Sondang P. Siagian, Keban mengatakan bahwa manajemen merupakan alat pelaksana utama dari pada administrasi.

Konsep “pemimpin” berasal dari kata asing “leader” dan “kepemimpinan” dari “leadership”. Sedangkan manajemen berasal dari kata management. Jadi antara kepemimpinan dan manajemen berbeda baik berasal dari katanya maupun pengertiannya. Menurut pendapat Pamudji bahwa :

1.          kepemimpinan nuansanya mengarah kepada kemampuan individu, yaitu kemampuan seorang pemimpin, sedangkan manajemen mengarah pada sistem dan mekanisme kerja.

2.          kepemimpinan merupakan kualitas hubungan atau interaksi antara pemimpin dan pengikut dalam situasi tertentu, sedangkan manajemen merupakan fungsi status dan wewenang (authority).

3.          kepemimpinan berdasar dari sumber-sumber yang ada dalam dirinya (kemampuan kesanggupan) untuk mencapai tujuan, sedangkan manajemen mempunyai kesempatan untuk mengarahkan dana dan daya yang ada di dalam organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif.

4.          kepemipinan diarahkan untuk mewujudkan keinginan pemimpin, walaupun akhirnya mengarah kepada tujuan organisasi, sedangkan manajemen mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi secara langsung.

KONSEP ORGANISASI

Organisasi sebagai salah satu unsur administrasi ini menunjukan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja daru usaha kerjasama.

Pengertian ini pada umumya digunakan sebutan “pengorganisasian” (organizing). Pengorganisasian adalah rangkaian aktivitas-aktivitas :

-      Penyusunan bentuk dan pola usaha kerjasama;

-      Menggolong-golongkan tugas/tindakan yang harus dijalankan dalam kesatuan-kesatuan kerja tertentu.

-       Menentukann tugas pekerjaan orang-orang yang tergabung dalam usaha kerjasama itu;

-        Membagi-bagi wewenang masing-masing pelaksana;

-        Menentukan jalinan kerja diantara mereka, serta seluruh perintah dan tanggung jawab.

Azas-azas Organisasi

1.          Perumusan tujuan dengan jelas

2.          Departemenisasi

3.          Pembagian kerja

4.          Koordinasi

5.          Pelimpahan Wewenang

6.          Rentang Kendali

7.          Jenjang Organisasi

8.          Kesatuan Perintah

9.          Flexibilitas

10.      Keberlangsungan

11.      Keseimbangan

MANAJEMEN

Definisi manajemen menurut Stoner & Wankel adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Henry Simamora, mengatakan bahwa manajemen adalah proses pendayagunaan bahan baku dan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan.

Ada empat klaster kompetensi yang ada dalam manajemen yaitu :

1.  kalster manajemen tujuan dan aksi yang terdiri dari orientasi efisiensi, tindakan proaktif, kepedulian terhadap dampak, dan penggunaan diagnostik terhadap konsep-konsep.

2.    klaster pengarahan terhadap bawahan yaitu penggunaan kekuasaan unilteral, pengembangan yang lain dan spontanitas.

3.  klaster manajemen sumber daya manusia yaitu penggunaan dalam melakukan sosiaslisasi, mengelola kelompok, persepsi positif, objektivitas persepsi, penilaian diri yang akurat, pengendalian diri, stamina dan kemampuan menyesuaikan diri.

4.   klaster kepemimpinan yaitu mengembangkan percaya diri, konseptualisasi, pemikiran yang logis, dan penggunaan presentasi lisan.

Fungsi-Fungsi Manajemen

1.      Planning: suatu proses pengambilan keputusan tentang apa tujuan yang harus dicapai pada kurun waktu tertentu dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

2.      Organizing: suatu proses pembagian kerja (division of labor) yang disertai dengan pendelegasian wewenang.

3.      Staffing: suatu proses untuk memperoleh tenaga yang tepat, baik dalam jumlah maupun kualitas sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dalam organisasi.

4.      Directing: suatu tugas yang kontinyu dalam pembuatan keputusan dan penyusunannya dalam aturan-aturan dan instruksi-instruksi khusus atau umum, dan melayani sebagai pimpinan organisasi.

5.      Coordinating: suatu proses pengintegrasian kegiatan-kegiatan dan target/tujuan dari berbagai unit kerja dari suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan secara efisien.

6.      Reporting: yaitu kegiatan eksekutif menyampaikan informasi tentang apa yang terjadi kepada atasanya, termasuk menjadi agar dirinya dan bawahannya tetap mengetahui informasi lewat laporan-laporan, penelitian dan inpeksi.

7.      Budgeting: yaitu semua kegiatan dalam bentuk perencanaan, perhitungan dan pengendalian anggaran.

KEPEMIMPINAN

Konsep kepemimpinan berasal dari kata “pimpin” yang artinya bimbing atau tuntun. Sedangkan kepemimpinan yaitu kemampuan seseorang dalam mempengaruhi orang lain dalam mencapai tujuan.

Definisi Kepemimpinan

Maxwell, Kepemimpinan adalah kemampuan memperoleh pengikut; James L. Gibson mengatakan bahwa kepemimpinan adalah suatu usaha menggunakan suatu gaya mempengaruhi dan tidak memaksa untuk memotivasi individu dalam mencapai tujuan.

James A.F. Stoner, mengatakan kepemimpinan adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok.

Maka dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan adalah kemampuan pemimpin dalam mempengaruhi orang lain dalam melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Definisi konsep-konsep kepemimpinan sebagai berikut :

1.      Kekuasaan adalah kewenangan untuk bertindak bagi pemimpin dalam menggerakan orang lain agar menerima dengan ikhlas kehendaknya.

2.         Kredibilitas adalah fondasi kepemimpinan yang membuat para pemimpin mendapat kepercayaan dan keyakinan.

3.          Integritas adalah faktor kepemimpinan yang merupakan kesatuan perkataan dan perbuatan.

4.          Kedudukan adalah sekumpulan tugas, tanggung jawab dan wewenang seseorang.

5.     Jabatan adalah pekerjaan yang telah melembaga dalam suatu instansi dan telah membudaya dalam masyarakat.

6.    Wewenang (authority) adalah suatu bentuk kekuasaan, seringkali dipergunakan secara luas untuk menunjuk kemampuan manusia menggunakan kekuasaan sebagai hasil dari ciri-ciri seperti pengetahuan atau gelar

7.          Tanggung Jawab

8.        Kewibawaan adalah kelebihan yang dapat membuat orang lain mematuhi kehendaknya tanpa tekanan dalam melakukan kegiatan mencapai tujuan.

9.         Kemampuan adalah totalitas kekuatan yang dimiliki seseorang untuk melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan.

10.      Pengaruh (influence) adalah tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang atau kelompok lain.

11.      Pemerintahan, menurut Pamudji adalah perbuatan (cara, hal urusan dan seabaginya).

Tipe Kepemimpinan

Sondang P. Siagian membagi tipe kepemimpinan dalam lima tipe yaitu :

1.    Tipe Otokratik; yaitu dalam mengambil keputusan dipusatkan pada pimpinan. Pemimpin bebas untuk menentukan kebijakan dan menyusun, mendefinisikan atau modifikasi tugas-tugas sesuai dengan keinginannya.

2.       Tipe Demokratik; pendekatan yang digunakan yaitu partisipatif agar terwujud kerjasama dalam rangka mencapai tujuan organsiasi dengan memberdayakan bawahan dengan ikut serta dalam pengambilan keputusan.

3.       Tipe Karismatik; pemimpin yang bertipe karismatik memiliki beberapa hal yaitu : (1) kekuatan energi yang sangat luar biasa, (2) memiliki daya tarik yang tinggi, dan (3) wibawa yang alami.

4.         Tipe Laissez Faire; yaitu pemimpin yang memberikan kebebasan kepada bawahanya untuk bertindak tanpa diperintahkan.

5.         Tipe Paternalistik; umumnya terdapat pada masyarakat tradisional dan agraris, pemimpin yang bertipe paternalistik dapat dilihat dari: (1) hubungan keluarga dan atau ikatan primordial, (2) adat istiadat yang sangat besar pengaruhnya terhadap berprilaku, (3) hubungan pribadi yang masih menonjol.

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Merupakan salah satu cabang dari pada administrasi negara yang membahas secara khusus mengenai persoalan pegawai negara atau Pegawai Negeri Sipil yang disingkat PNS.

Michael Armstrong, mendefinisikan personel management atau manajemen kepegawaian adalah :

1.          bagaimana memperoleh, mengembangkan dan memberi motivasi kerja kepada pegawai yang diperlukan suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

2.          bagaimana mengembangkan suatu struktur dan iklim kerja, dan gaya manajemen organisasi agar diperoleh kerjasama dan komitment dalam organisasi.

3.          bagaimana mempergunakan skill dan kapasitas terbaik dari seluruh pegawai.

4.          bagaimana memenuhi tanggung jawab sosial dan hukum dari suatu organisasi kepada pegawainya, terutama dalam kondisi dan kualitas kerja yang diberikan kepada mereka

Tujuan administrasi kepegawaian menurut Mokhamad Syuhadhak yaitu :

1.          penggunaan tenaga kerja secara efektif dan efisien.

2.          menciptakan, mengembangkan suasana kerja dalam kerjasama, dan

3.          mengusahakan perkembangan yang maksimal bagi masing-masing individu yang bekerjasama.

ADMINISTRASI KEUANGAN

Dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang dan uang merupakan unsur yang dapat membantu tercapainya suatu tujuan. Tanpa uang hampir dikatakan tidak tercapainya suatu tujuan. Oleh sebab itu pengelolaanya merupakan hal yang amat penting diketahui.

Administrasi keuangan merupakan segenap rangkaian kegiatan :

1. Penataan penyusnan anggaran
2. Penentuan sumber biaya
3. Cara pemakaian pembukuan
4. Pertanggung jawaban

Atas pembiayaan dan kerjasama kelompok untuk mencapai tujuan tertentu.

Segilain dari administrasi keuangan ialah pencatatan segenap penerimaan dan pengeluaran biaya dalam kerjasama. Penelaahaan terhadap segi ini menumbuhkan sekelompok pengetahuan yang cukup luas dan penting dengan pembukuan.

KOMUNIKASI

Definisi komunikasi menurut Andrew E.Sikula “Komunikasi adalah proses pemindahan informasi, pengertian, dan pemahaman dari seseorang,suatu tempat, atau sesuatu kepada sesuatu,tempat, atau orang lain. Dan menurut Keith Davis, Komunikasi adalah pemindahan informasi dan pemahaman dari seseorang kepada orang lain. Dengan kata lain Komunikasi adalah Proses penyampaian informasi atau  pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara yang dipahami bersama dan mendapatkan kesamaan arti melalui transmisi pesan secara timbal  balik

Unsur-unsur dari komunikasi adalah :

1.          Komunikator/Sender/Pengirim

        komunikator/sender bisa berupa perorangan, kelompok, atau organisasi pengirim berita.

2.          Channel/Saluran/Media; channel adalah saluran yang digunakan oleh pengirim pesan.

3.          Penerima/Receiver

        peran dari pengirim dan penerima selalu bergantian sepanjang pembicaraan.

Bentuk Media Komunikasi

Tiga Macam Bentuk Berita

1.          Berita yang bersifat Audible : yaitu berita yang dapat didengar. Baik secara langsung maupun tidak langsung.

2.          Berita yang bersifat Visual : yaitu berita yang dapat dilihat. Berbentuk tulisan, gambar-gambar poster serta tanda-tanda.

3.          Berita yang bersifat Audio-visual : yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat, baik melalui televisi, film, pameran, maupun kesehatan

Definisi proses komunikasi :

menurut pendapat Keith Davis proses komunikasi merupakan suatu metode dimana pengirim pesan (sender) dapat menyampaikan pesannya kepada penerima pesan (receiver).